Program prijevoznih dokumenata jedna je od konfiguracija softvera Univerzalnog računovodstvenog sustava, kreiranog za kontrolu prijevoznih dokumenata koji moraju pratiti teret, te dokumenata koji dokazuju registraciju vozila za prijevoz tereta. Ovi i drugi mogu se smatrati prijevoznim dokumentima. Program za popunjavanje prijevoznih dokumenata omogućuje ovo popunjavanje u automatskom načinu rada, za što program nudi posebne forme, zvane prozori, kroz koje se u program unose primarni i tekući podaci za stvarni prikaz proizvodnog procesa.
Obrasci za popunjavanje prijevoznih dokumenata imaju poseban format i ispunjavaju dvije zadaće - ubrzati ispunjavanje i uspostaviti odnos između novih vrijednosti i onih koje su već uključene u program za popunjavanje prijevoznih dokumenata. Posebnost formata leži u poljima za popunjavanje - ona sadrže ili ugrađeni izbornik s opcijama odgovora (upravitelj mora odabrati odgovarajući) ili omogućuju aktivan prijelaz na određenu bazu podataka za odabir željenog položaja u njoj, i zatim se također vratite na obrazac. Time se naravno ubrzava popunjavanje, a podaci se međusobno povezuju kroz izbornik s odgovorima i/ili poveznicu na bazu.
Odgovori u izborniku polja za popunjavanje uvijek su različiti i uključuju podatke o glavnom podnositelju zahtjeva - je li to kupac, ili vozilo, ili proizvod, ovisno o obrascu koji se ispunjava. Zahvaljujući ovom ispunjavanju isključena je mogućnost pogrešaka u ispunjavanju obrasca, što prijevoznim dokumentima daje jamstvo da će biti točno sastavljeni. Nakon popunjavanja obrasca i uzimajući u obzir unesene podatke, prijevozni dokumenti se automatski generiraju, za što se koristi regulatorna i referentna baza industrije, integrirana u program za ispunjavanje prijevoznih dokumenata i preporuke metodologija za registraciju. prema zakonodavnim aktima, pravnim normama, carinskim zahtjevima. Ovako pripremljena dokumentacija ima službeno odobreni standard, njeno automatsko popunjavanje slijedi utvrđena pravila, nema grešaka, što je važno pri transportu robe preko različitih teritorija.
Program za knjigovodstvo prijevoznih dokumenata nudi elektroničko upravljanje dokumentima, kada se generirana dokumentacija automatski evidentira u elektroničkim evidencijama, koje također kreira evidencijski program. U tom slučaju program vodi evidenciju kontinuiranim numeriranjem, postavljajući prema zadanim postavkama trenutni datum u evidenciji, zatim generira datoteke koje odgovaraju sadržaju dokumentacije, prati njihov povrat nakon potpisivanja i prati je li spremljen original ili skenirana kopija u programu. Program registracije prijevozne isprave pretpostavlja provođenje posebnog gore navedenog postupka prilikom uspostavljanja kontrole nad registracijskom dokumentacijom izdanom za određeno vozilo s naznakom roka valjanosti, zajedno s vozačkom dozvolom, kako bi vozila i vozači bili potpuno naoružani. prije svakog leta. Kako se rok važenja bliži kraju, program će obavijestiti odgovorne o skoroj zamjeni prijevoznih isprava, kako bi ostalo dovoljno vremena za novu registraciju.
Softver za transport dokumenata zaposlenici USU instaliraju na daljinu na radna računala tvrtke, za što koriste internetsku vezu, kao u svakom radu na daljinu. Program može raditi bez internetske veze s lokalnim pristupom, ali za rad jedinstvenog informacijskog prostora, koji uključuje sve usluge, uključujući i geografski udaljene, potrebna je njegova prisutnost. Zajednička mreža omogućuje opće računovodstvo i opću nabavu, čime se smanjuju troškovi tvrtke u organizaciji novih isporuka.
Program za upravljanje transportnim dokumentima nudi i kontrolu pristupa, dodjeljivanje pojedinačnih logina i lozinki zaposlenicima koji su dobili dopuštenje za vođenje evidencije o svojim aktivnostima u programu, uključujući u taj proces servise vezane uz transportni proces, što omogućuje brzo primanje informacija od svim frontovima, osiguravajući da program ima svestrane informacije, što dovodi do vizualizacije stvarnog stanja radnih procesa, uzimajući u obzir sve nijanse koje se uvijek pojavljuju. Istodobno, program uključuje radnike u radnim specijalnostima, nositelje operativnih informacija, koji izravno rade s prijevozom, što omogućuje kontrolu njegovog statusa u trenutnom trenutku. Dostupnost programa jamči udobna navigacija i jednostavno sučelje, također višekorisničko, koje svakome omogućuje pristup istovremenom održavanju radnih zapisa bez konflikta spremanja istih. Distribucija podataka kroz strukturu je pregledna, elektronički obrasci imaju isti standard prikaza i popunjavanja, što ubrzava rad korisnika u programu i štedi radno vrijeme.
Program transportnih dokumenata generira vodiče i ostalu dokumentaciju potrebnu za poslovanje poduzeća.
Automatizacija transportne tvrtke nije samo alat za vođenje registracije vozila i vozača, već i mnoga izvješća koja su korisna za administraciju i zaposlenike tvrtke.
Program prijevoznika vrši formiranje zahtjeva za prijevoz, planira rute i također izračunava troškove, uzimajući u obzir nekoliko faktora.
Obračunavanje prijevoznih dokumenata putem aplikacije za upravljanje prijevozničkom tvrtkom obavlja se u nekoliko sekundi, čime se smanjuje vrijeme koje zaposlenici troše na jednostavne dnevne zadatke.
Službeno računovodstvo povećava produktivnost osoblja dopuštajući vam da identificirate najproduktivnije osoblje i potaknete te zaposlenike.
Računovodstvo prijevoznika prikuplja ažurne podatke o zaostalim gorivu i mazivima, rezervnim dijelovima za transport i drugim važnim točkama.
Računovodstvo vozila i vozača generira osobnu karticu za vozača ili bilo kojeg drugog zaposlenika, uz mogućnost prilaganja dokumenata, fotografija za udobnost računovodstva i kadrovske službe.
Prometne i logističke tvrtke, kako bi unaprijedile svoje poslovanje, mogu početi primjenjivati računovodstvo u organizaciji transporta putem automatiziranog računalnog programa.
Program transportne tvrtke, zajedno s procesima vezanim uz prijevoz robe i izračunavanje rute, organizira visokokvalitetno skladišno knjigovodstvo koristeći suvremenu skladišnu opremu.
Program prijevoznika uzima u obzir važne pokazatelje kao što su: troškovi parkiranja, pokazatelji goriva i drugi.
Program je formirao nekoliko baza podataka za obradu glavnih vrsta aktivnosti, također imaju istu strukturu i isti princip distribucije informacija.
Nomenklaturna serija, odnosno robna baza, sadrži kompletan popis robnih stavki koje poduzeće koristi za rad i/ili isporuku primatelju, a sve imaju broj.
Nomenklaturni broj i pojedinačne komercijalne karakteristike omogućuju vam da brzo pronađete proizvod među tisućama istih artikala, identificirajući ga među ostalima.
Za rad s klijentima postavljena je baza podataka u CRM formatu, gdje su prikazani podaci svakog pojedinog, uključujući kontakte, prethodne interakcije, plan rada, tekstove za slanje pošte.
CRM stalno prati kupce, identificira one među njima koji su došli na sastanak, pravi popis za svakog upravitelja, redovito ih podsjećajući na implementaciju.
CRM omogućuje menadžerima izradu planova rada, prema kojima menadžment redovito prati njihove aktivnosti, procjenjujući trenutak, kvalitetu izvršenja, dodajući nove.
Za obračun kretanja robe, program osigurava njegovu dokumentaciju putem faktura, njegova kompilacija se vrši automatski kroz nomenklaturu.
Računi sačinjavaju vlastitu bazu podataka u kojoj su prikazane njihove različite vrste; za odvajanje se predlaže dodjeljivanje statusa svakoj vrsti i boji kako bi se vizualno podijelili.
Za obračun transporta, program generira bazu naloga, gdje se prikupljaju svi nalozi, bez obzira da li su transporti ili ne, prilikom registracije transporta popunjava se prozor za nalog, registrira ga.
Sve narudžbe u bazi narudžbi imaju status koji označava stupanj spremnosti i boju za njih, tako da upravitelj može vizualno kontrolirati faze prijevoza tereta.
Statusi u bazi naloga mijenjaju se automatski - kako izvršitelji dodaju svoje podatke u dnevnike rada, odatle program odabire, sortira i mijenja njihovu spremnost.
Radi vođenja računa o stanju i opterećenosti vozila formirana je transportna baza podataka u kojoj su navedeni svi tegljači i prikolice raspoređeni u vozni park sa svojim karakteristikama.
Transportna baza podataka sadrži informacije o svakoj jedinici, uključujući obavljene letove, obavljene popravke, valjanost registracijskih dokumenata, potrošnju goriva.
Za planiranje transporta formiran je plan proizvodnje u kojem su označeni svi periodi rada i planiranog održavanja, za svaki plan rada prikazani.
Statističko računovodstvo omogućuje vam unaprijed izračunavanje pokazatelja pomoću akumulirane statistike, što vam omogućuje učinkovito planiranje troškova, količine robe u skladištu.
